Štúdium v zahraničí – komplexný postup

Pred pobytom:

• Prvotnú informáciu študent získa na webe, u katedrového koordinátora alebo na OMV UCM.
  
• Prihlášku na výberové konanie odovzdá na fakulte do daného termínu (obvykle obdobie koncom kalendárneho roka).
•  
• Výberové konanie vyhlási a zrealizuje fakulta, môže k nemu prizvať zástupcov OMV
• Výsledok výberového konania spolu so zápisnicou zasiela fakulta na OMV, študent je vyrozumený zverejnením výsledku výberového konania na webe fakulty, príp. mailom
• Nomináciu vybraných študentov zasiela fakultný/katedrový koordinátor na partnerskú univerzitu, študent si podáva Application form,  akceptáciu potvrdzuje IRO prijímajúcej univerzity.
•  
• Príprava na mobilitu (dokumenty, poistenie, ubytovanie atď.) –  študent si s pomocou katedrového/fakultného koordinátora vyberie predmety, o štúdium ktorých má záujem a ktoré uvedie v OLA. Po akceptácii študenta IRO z prijímajúcej univerzity spravidla kontaktuje študenta, zašle mu informácie k príprave mobility (dĺžka mobility, ubytovanie, nástup na ubytovanie, harmonogram štúdia, potrebné dokumenty atď.). Študent postupuje v súlade s požiadavkami prijímajúcej univerzity. Na základe informácie z OMV alebo z webu UCM si študent zabezpečí vhodné poistenie. Všetky údaje potrebné pre pobyt študent uvedie v požadovaných dokumentoch,  ktoré doručí na ŠO (ich zoznam sa nachádza na https://www.ucm.sk/sk/dolezite-dokumenty-studenti-studium/https://www.ucm.sk/sk/dolezite-dokumenty-studenti-staz/).
•  
• Medzičasom je študent vyzvaný aj OMV UCM e-mailom, aby záväzne potvrdil svoj odchod na mobilitu, kompletizoval dokumenty uvedené v predchádzajúcom bode, a absolvoval OLS test, ktorého výsledok je povinný zaslať na OMV.
• OMV zabezpečí ohlásenie mobility vedúcej ŠD: v júli pre mobility v ZS, v januári  pred mobilitami v LS (zámerom je vytvoriť prehľad o kapacitách ŠD)
• Ohlásenie mobility na ŠO UCM: študent vyplní a  odovzdá formulár Potvrdenie o účasti na Erasmus mobilite, na základe ktorého bude jeho mobilita evidovaná v AIS.  
•  
• OMV vystaví študentovi grantovú zmluvu a zasiela pokyn na vyplatenie grantu spolu s platobným príkazom na OEČ UCM, ktoré študentovi vyplatí v stanovenej výške 80% z celkovej sumy grantu (Prax ukazuje, že študenti nemajú dostatočné informácie o tom, ako nahlasovať dĺžku pobytu na mobilite. Pre výpočet výšky grantu OMV vychádza z informácie o termíne mobility od študenta a z oficiálnej informácie o dĺžke semestra na prijímajúcej univerzite, a to v záujme minimalizovania rizika preplatku grantu po návrate z mobility. Študent je upozornený, že grant mu prináleží len na tie dni pobytu, ktoré sú oficiálne odsúhlasené resp. potvrdené v záverečnom potvrdení mobility vystavenom zahraničnou univerzitou (Confirmation).
• Grantová zmluva podpísaná študentom ako aj všetky predpísané dokumenty je potrebné kompletne odovzdať najneskôr týždeň pred samotnou mobilitou

Počas pobytu:

• Študent absolvuje aktivity na zahraničnej inštitúcii v zmysle OLA
• V prípade zmeny predmetov tieto musí vopred schváliť fakulta na UCM aj prijímajúca univerzita
• Študent môže požiadať o predĺženie mobility, a  to najneskôr mesiac pred plánovaným ukončením mobility. V prípade záujmu o predĺženie mobility podá študent žiadosť na prijímajúcej inštitúcii (dokument – Application for Extension) 
•  
• https://www.ucm.sk/sk/dolezite-dokumenty-studenti-studium/
•  
• Žiadosť o predĺženie pobytu zasiela študent fakultnému koordinátorovi (mailom, v praxi často priamo na OMV) a to na domovskej aj hosťujúcej inštitúcii. V prípade schválenia si študent v spolupráci s fakultným koordinátorom zaobstará nový OLA podpísaný všetkými stranami. V prípade, že žiadosť o predĺženie nebola schválená, študent ukončí mobilitu predpísaným spôsobom (viď nižšie).
• Detailné postupy ohľadom predĺženia mobility sú uvedené v internom Usmernení k predlžovaniu študentských mobilít – link:
•  
• https://www.ucm.sk/docs/medzinarodne_vztahy/erasmus_dokumenty/2021/Usmernenie_k_predlzovanu_mobilit_studentov_2021.pdf
•  
• Na konci mobility študent vyžiada na zahraničnej univerzite potvrdenie o absolvovaných predmetoch (Transcript of Records).
•  
• Študent si vytlačí a dá podpísať potvrdenie o dĺžke absolvovaného pobytu
• https://www.ucm.sk/sk/dolezite-dokumenty-studenti-studium/
• Tieto dokumenty sú esenciálne z pohľadu OMV v zmysle ukončenia mobility a vyplatenia zvyšnej 20%-nej čiastky grantu, prípadne odpočítanie časti grantu, ktorú musí študent vrátiť.

Po pobyte:

• Doplatenie grantu zabezpečí OMV UCM po obdržaní všetkých požadovaných dokumentov zo strany študenta. OMV zašle na OEČ písomný pokyn, na základe ktorého bude študentovi doplatený zvyšok grantu. Informácie o doplatení zvyšku grantu po mobilite je obsiahnutá priamo v zmluve, ktorú študent podpisoval v úvode mobility. Študentovi je čiastka vyplatená na rovnaký účet, na ktorý mu bola poukázaná pôvodná čiastka 80% grantu spravidla do niekoľkých dní od odovzdania podkladov pre OEČ.
• Uznanie výsledkov mobility po návrate realizuje ŠO príslušnej fakulty na UCM na základe žiadosti študenta (nachádza sa: https://www.ucm.sk/sk/tlaciva-a-formulare-studenti/), ktoré študent odovzdá spolu s Transcript of Records.